RESUMO CAPÍTULO 6 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.
PLANEJAMENTO DA VENDA
TREINAMENTO
É de costume que o vendedor de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação; que ele desconheça aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor; que ele não tenha experiência como comprador, para entender a posição deste na hora da venda. Portanto é necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar uma venda.
Experiência na aquisição de patrocínio
Quem nunca patrocinou eventos terá dificuldades ao vender um. É preciso saber todas as dúvidas, angústias e dificuldades que passam na mente de um comprador sobre o evento para que se tenha argumentos suficientes para superar tudo isso.
A primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos e compreender aspectos importantes que surgem no decorrer do processo. Com isso, poderá compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.
Estudo do mercado de eventos
É essencial conhecer o mercado de eventos quem quer entrar nesse ramo e quem quer apenas vender um projeto. Para o conhecimento do mercado é necessário conhecer aspectos relacionados aos números do setor, à concorrência, ao processo de decisão e à organização de eventos.
Estudo do projeto
É preciso conhecer bem o projeto, para vender bem um produto. E para isso, tem que estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO
Após estruturar o projeto do evento, o promotor deve iniciar o processo de elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Este material pode ser elaborado em quatro formatos diferentes em que a escolha dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação da verba e do tipo de evento.
Apresentação institucional da empresa promotora
Devem ser apresentadas, de forma resumida, a empresa e sua história. Se a empresa tiver pouco ou nenhum histórico, os fundadores podem apresentar os próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio. Com essa apresentação, a empresa precisa demonstrar que está apta a executar o evento da melhor maneira. E para isso, o primeiro passo é mostrar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de evento.
Conceito do evento
Em seguida, deve deixar claro qual o conceito principal do evento, que foi definido na estruturação do projeto.
Dados que justificam o evento
Os dados que serviram de apoio no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo. Outra fonte que pode ser utilizada são os artigos publicados em jornais e revistas que falem sobre tendências relacionadas ao tema do evento. Ou então, a empresa promotora pode realizar uma pesquisa própria, para comprovar a importância do evento. Independente da fonte utilizada, ela deve ter credibilidade.
Público-alvo e perfil dos convidados
Aqui deve ser apresentado, ainda que rápida, o mais pormenorizada possível o perfil e as características em comum dos participantes a serem convidados. Se o evento for realizado pela segunda vez ou várias edições, é interessante que na apresentação sejam citados números, nomes de participantes importantes ou, ainda, números de audiência gerados pela edição anterior.
Formato do evento
O patrocinador, a partir desse momento, passa a ter uma visualização, mesmo que abstrata, do evento. Durante a leitura desse item, é comum que os patrocinadores tenham a possibilidade de divulgação de marca, ou de relacionamento, que não foi identificada antes pelo promotor. Devem constar do formato do evento as informações: apresentar o local, explicar a escolha e convencer de que é uma boa escolha, escolher a melhor data, descrever todas as atividades que acontecerão no evento, informações sobre cada palestrante, e no programa devem constar tudo o que ocorrerá no evento, desde o início até o término do evento.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
O documento deve apresentar o resultado do planejamento referente às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: benefícios oferecidos, quanto mais informações e mais específicas forem, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Após terem sido divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais ser alterados, até o final das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores. As formas de condições de pagamento são: parcelado, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; construção de uma proposta única de valor, quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas maneiras: na primeira tem a necessidade de enquadrar os patrocinadores no modelo padrão e na segunda, adequar o projeto aos objetivos e anseios de cada cliente. A segunda abordagem gera melhores resultados e é denominada “proposta única de valor”. Muitos promotores não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender algumas das exigências desse tipo de proposta, como a capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
Os itens anteriormente citados apresentam informações necessárias para compor um documento completo de apresentação do projeto. Mas existem outras informações quando apresentadas pelo promotor do evento, que podem fazer toda a diferença na negociação com os possíveis patrocinadores. São informações que divulgam os participantes confirmados e os patrocinadores confirmados.
Se a empresa ainda não tiver fechado nenhum patrocínio, ela pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento. Podem também divulgar os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.
É de costume que o vendedor de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação; que ele desconheça aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor; que ele não tenha experiência como comprador, para entender a posição deste na hora da venda. Portanto é necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar uma venda.
Experiência na aquisição de patrocínio
Quem nunca patrocinou eventos terá dificuldades ao vender um. É preciso saber todas as dúvidas, angústias e dificuldades que passam na mente de um comprador sobre o evento para que se tenha argumentos suficientes para superar tudo isso.
A primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos e compreender aspectos importantes que surgem no decorrer do processo. Com isso, poderá compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.
Estudo do mercado de eventos
É essencial conhecer o mercado de eventos quem quer entrar nesse ramo e quem quer apenas vender um projeto. Para o conhecimento do mercado é necessário conhecer aspectos relacionados aos números do setor, à concorrência, ao processo de decisão e à organização de eventos.
Estudo do projeto
É preciso conhecer bem o projeto, para vender bem um produto. E para isso, tem que estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.
ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO
Após estruturar o projeto do evento, o promotor deve iniciar o processo de elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Este material pode ser elaborado em quatro formatos diferentes em que a escolha dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação da verba e do tipo de evento.
Apresentação institucional da empresa promotora
Devem ser apresentadas, de forma resumida, a empresa e sua história. Se a empresa tiver pouco ou nenhum histórico, os fundadores podem apresentar os próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio. Com essa apresentação, a empresa precisa demonstrar que está apta a executar o evento da melhor maneira. E para isso, o primeiro passo é mostrar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de evento.
Conceito do evento
Em seguida, deve deixar claro qual o conceito principal do evento, que foi definido na estruturação do projeto.
Dados que justificam o evento
Os dados que serviram de apoio no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo. Outra fonte que pode ser utilizada são os artigos publicados em jornais e revistas que falem sobre tendências relacionadas ao tema do evento. Ou então, a empresa promotora pode realizar uma pesquisa própria, para comprovar a importância do evento. Independente da fonte utilizada, ela deve ter credibilidade.
Público-alvo e perfil dos convidados
Aqui deve ser apresentado, ainda que rápida, o mais pormenorizada possível o perfil e as características em comum dos participantes a serem convidados. Se o evento for realizado pela segunda vez ou várias edições, é interessante que na apresentação sejam citados números, nomes de participantes importantes ou, ainda, números de audiência gerados pela edição anterior.
Formato do evento
O patrocinador, a partir desse momento, passa a ter uma visualização, mesmo que abstrata, do evento. Durante a leitura desse item, é comum que os patrocinadores tenham a possibilidade de divulgação de marca, ou de relacionamento, que não foi identificada antes pelo promotor. Devem constar do formato do evento as informações: apresentar o local, explicar a escolha e convencer de que é uma boa escolha, escolher a melhor data, descrever todas as atividades que acontecerão no evento, informações sobre cada palestrante, e no programa devem constar tudo o que ocorrerá no evento, desde o início até o término do evento.
Cotas de patrocínio, benefícios e valores
O documento deve apresentar o resultado do planejamento referente às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: benefícios oferecidos, quanto mais informações e mais específicas forem, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Após terem sido divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais ser alterados, até o final das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores. As formas de condições de pagamento são: parcelado, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; construção de uma proposta única de valor, quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas maneiras: na primeira tem a necessidade de enquadrar os patrocinadores no modelo padrão e na segunda, adequar o projeto aos objetivos e anseios de cada cliente. A segunda abordagem gera melhores resultados e é denominada “proposta única de valor”. Muitos promotores não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender algumas das exigências desse tipo de proposta, como a capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
Os itens anteriormente citados apresentam informações necessárias para compor um documento completo de apresentação do projeto. Mas existem outras informações quando apresentadas pelo promotor do evento, que podem fazer toda a diferença na negociação com os possíveis patrocinadores. São informações que divulgam os participantes confirmados e os patrocinadores confirmados.
Se a empresa ainda não tiver fechado nenhum patrocínio, ela pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento. Podem também divulgar os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.
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