quarta-feira, 25 de novembro de 2009

RESUMO CAPÍTULO 9 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

Avaliação do evento

Após o evento é necessária uma cuidadosa avaliação, para se extrair os pontos positivos e negativos, o patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos. O patrocinador merece toda a atenção, mesmo quando a avaliação não faz parte do pacote de patrocínio.

Avaliação do ponto de vista dos visitantes

Essa avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e o patrocinador, a por exemplo o visitante VIP, o convidado, o interessado que participou por vontade própria, etc, e cada opinião interessa de forma diferenciada. O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso e muitas vezes um incentivo, como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração dos visitantes.

Apresentação dos resultados aos patrocinadores.

É a hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor. Essa discursão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas o local do próprio evento, seja durante a realização, seja logo após o seu termino, quando estão quentes as impressões gerais.

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RESUMO CAPÍTULO 8 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

Comunicação e venda do projeto

Uma vez gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, tendo sido identificado o target de possíveis investidores, analisada a sua viabilidade financeira e realizado o seu planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta então a parte mais difícil: a venda do projeto a possíveis investidores. Ele terá dois desafios: driblar possíveis recusas e ou vencer a concorrência de muitos outros promotores de eventos também em busca de patrocínio.

Fase I – Agendamento da visita

O promotor de eventos, geralmente representa na sua atividade, toda uma empresa. O vendedor deve estar preparado para enfrentar questões como saber o que, como e quando falar, para ter sucesso logo no primeiro contato. Quando utilizadas as palavras certas, em momento adequado e de forma agradável, o telefone pode ser um instrumento eficaz. Para isso existem umas regras básicas como preparar o discurso antes de qualquer ligação, ser direto e objetivo, sem rodeios, etc.

Apresentação pessoal


Quando o vendedor for se apresentar e apresentar a empresa que representa, ele deve ser valorizar, apresentando-se com seu nome e o da empresa completa. A entonação da voz, as palavras e expressões utilizadas também influenciam no recebimento da mensagem pelo outro lado.

Transpor barreiras de entrada

É possível ainda haver outros possíveis interlocutores, como uma secretaria. Quanto mais explicações forem dadas. Mais esse interlocutor vai atrapalhar e perder o rumo da conversa.

Conseguir o agendamento

A tarefa agora seria convencê-lo que o target o atenda. A forma mais fácil de enfrentar essa etapa é usar o network do promotor de sua empresa. Como o network primário e o secundário.
Fase II: Primeira reunião

O vendedor deve ser breve e direto, sem muitas explicações sobre o evento, para não dar margem negativa antecipada. Deve ser dito apenas o suficiente para despertar atenção e curiosidade do contato. Qualquer frase ou informação que não o agrade, será uma justificativa para um não. Algumas regras são essenciais para o sucesso dessa fase: a empatia, o conhecimento, a abordagem consultiva e a motivação.

Fase III: A Apresentação do projeto

O melhor momento para apresentar o projeto e a proposta comercial é quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem. Algumas regras são essenciais na preparação desse momento: Tempo de apresentação, a infra-estrutura tecnológica, a forma de apresentação, as cópias de apresentação e a customização real.

Fase IV: A negociação

É a parte no qual o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamentos sobre o projeto e seu valor. Há dois tipos de possíveis objeções, a negativa firme e decidida e os questionamentos e negativas abertas. Algumas regras para uma boa argumentação das objeções desse tipo são: não brigar por posições, não ficar preso a uma objeção e ouvir e dar crédito ao cliente.

Fase V: Conclusão

A negociação só termina quando é feita a assinatura do contrato, não se pode confiar muito em recursos que já não estejam em suas mãos. Uma das habilidades de um bom vendedor é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.

Fase VI: Follow-up

É a ultima etapa do processo de venda de um evento, é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, levando-o a investir nas futuras edições do evento ou em outros organizados ou promovidos por sua empresa.
Durante o evento, ou logo após o seu termino, é necessário que seja agendada uma reunião de follow-up com a utilização de um questionário formal de pesquisa ou de um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada um dos patrocinadores.

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RESUMO CAPÍTULO 7 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

Desenvolvimento de um plano de ataque

O plano de ataque deve ser desenvolvido e personalizado para cada candidato, tendo como primeira fase o estudo dos suspects.

Estudo do suspect

Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.

Processo decisório

Uma das tarefas mais complexas da venda de um evento é o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva de cada suspect, envolvendo as seguintes perguntas: que papel cada pessoa da empresa desempenha? Qual o fluxo de decisão? Quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha

Dependendo da empresa, a decisão final é distribuída entre diversas pessoas numa mesma área, algumas pessoas podem exercer papeis fundamentais na decisão final, mesmo não sendo claramente identificadas, quanto mais rápido o vendedor do projeto identificar as pessoas certas, menor será o ciclo e mais bem sucedida será a venda do projeto.
Como possíveis papeis desempenhados dentro da empresa que participam do processo decisório estão o decisor final, o influenciador, o consultor e os executores. Para cada pessoa haverá, de acordo com seu nível hierárquico, uma forma ideal de abordagem.

Fluxo de decisão


Nessa fase deve-se estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de execução, tais informações serão úteis para que se planeje o momento adequado para iniciar as negociações. Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing.

Quando eles decidem?

As vaiáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos seguintes fatores: Planejamento ( podendo ser semestral, anual ou até trimestral, o importante é identificar os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento), Calendário fiscal ( é preciso que o promotor do evento se certifique de que o ano fiscal do suspect analisado corresponde ao comumente empregado no Brasil).

Abordagens personalizadas


A essa altura o vendedor já tem todas as informações necessárias para iniciar a sua ação comercial com seus suspects, de forma personalizada. É preciso então, preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente, resultando numa forma correta, contatando todas as pessoas envolvidas no processo decisório. É preciso estabelecer um plano de entrada efetivo para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.

Campanhas personalizadas

O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target pode ser intitulado de campanha. As campanhas também devem ser planejadas, caso a caso, antes do inicio da venda do projeto, e definidas por meio de um fluxograma de ações, com datas e formatos predefinidos. O texto ainda aborda como fazer o assunto, o tamanho do texto, conteúdo, formato, personalização, etc.

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segunda-feira, 23 de novembro de 2009

RESUMO CAPÍTULO 6 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

PLANEJAMENTO DA VENDA
TREINAMENTO

É de costume que o vendedor de eventos, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte logo para a negociação; que ele desconheça aspectos fundamentais do mercado em que atua e do projeto que vai propor; que ele não tenha experiência como comprador, para entender a posição deste na hora da venda. Portanto é necessário que o vendedor se prepare adequadamente antes de concretizar uma venda.

Experiência na aquisição de patrocínio

Quem nunca patrocinou eventos terá dificuldades ao vender um. É preciso saber todas as dúvidas, angústias e dificuldades que passam na mente de um comprador sobre o evento para que se tenha argumentos suficientes para superar tudo isso.
A primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos e compreender aspectos importantes que surgem no decorrer do processo. Com isso, poderá compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos, evitados.

Estudo do mercado de eventos

É essencial conhecer o mercado de eventos quem quer entrar nesse ramo e quem quer apenas vender um projeto. Para o conhecimento do mercado é necessário conhecer aspectos relacionados aos números do setor, à concorrência, ao processo de decisão e à organização de eventos.

Estudo do projeto

É preciso conhecer bem o projeto, para vender bem um produto. E para isso, tem que estudar e compreender os seus aspectos estratégicos e os operacionais.

ELABORAÇÃO DE MATERIAL DE APOIO

Após estruturar o projeto do evento, o promotor deve iniciar o processo de elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e principalmente convincente. Este material pode ser elaborado em quatro formatos diferentes em que a escolha dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação da verba e do tipo de evento.

Apresentação institucional da empresa promotora

Devem ser apresentadas, de forma resumida, a empresa e sua história. Se a empresa tiver pouco ou nenhum histórico, os fundadores podem apresentar os próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio. Com essa apresentação, a empresa precisa demonstrar que está apta a executar o evento da melhor maneira. E para isso, o primeiro passo é mostrar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de evento.

Conceito do evento

Em seguida, deve deixar claro qual o conceito principal do evento, que foi definido na estruturação do projeto.

Dados que justificam o evento

Os dados que serviram de apoio no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo. Outra fonte que pode ser utilizada são os artigos publicados em jornais e revistas que falem sobre tendências relacionadas ao tema do evento. Ou então, a empresa promotora pode realizar uma pesquisa própria, para comprovar a importância do evento. Independente da fonte utilizada, ela deve ter credibilidade.

Público-alvo e perfil dos convidados

Aqui deve ser apresentado, ainda que rápida, o mais pormenorizada possível o perfil e as características em comum dos participantes a serem convidados. Se o evento for realizado pela segunda vez ou várias edições, é interessante que na apresentação sejam citados números, nomes de participantes importantes ou, ainda, números de audiência gerados pela edição anterior.

Formato do evento

O patrocinador, a partir desse momento, passa a ter uma visualização, mesmo que abstrata, do evento. Durante a leitura desse item, é comum que os patrocinadores tenham a possibilidade de divulgação de marca, ou de relacionamento, que não foi identificada antes pelo promotor. Devem constar do formato do evento as informações: apresentar o local, explicar a escolha e convencer de que é uma boa escolha, escolher a melhor data, descrever todas as atividades que acontecerão no evento, informações sobre cada palestrante, e no programa devem constar tudo o que ocorrerá no evento, desde o início até o término do evento.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores

O documento deve apresentar o resultado do planejamento referente às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio: benefícios oferecidos, quanto mais informações e mais específicas forem, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Após terem sido divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais ser alterados, até o final das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores. As formas de condições de pagamento são: parcelado, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; construção de uma proposta única de valor, quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas maneiras: na primeira tem a necessidade de enquadrar os patrocinadores no modelo padrão e na segunda, adequar o projeto aos objetivos e anseios de cada cliente. A segunda abordagem gera melhores resultados e é denominada “proposta única de valor”. Muitos promotores não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender algumas das exigências desse tipo de proposta, como a capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.

Outras informações que fazem toda a diferença

Os itens anteriormente citados apresentam informações necessárias para compor um documento completo de apresentação do projeto. Mas existem outras informações quando apresentadas pelo promotor do evento, que podem fazer toda a diferença na negociação com os possíveis patrocinadores. São informações que divulgam os participantes confirmados e os patrocinadores confirmados.
Se a empresa ainda não tiver fechado nenhum patrocínio, ela pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento. Podem também divulgar os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.

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RESUMO CAPÍTULO 5 do Livro: Eventos: como criar, estruturar e captar recursos.

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quinta-feira, 22 de outubro de 2009

GRUPO DE DIVULGAÇÃO (Breno, Deborah, Rafael e Rafael )

Nós estamos responsáveis pela Divulgação do Tur Escambo, seja por internet com a criação de comunidade em site de relacionamentos e Blog, cartazes nas paredes e divulgação pessoalmente nas salas de aula do Turismo. Nós contamos com a colaboração de outras pessoas que em breve divulgaremos aqui.


Dêem uma olhada no Blog do Tur Escambo 2ª Edição. (http://www.turescambo2009.blogspot.com/)

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GRUPO DE ARRECADAÇÃO DOS PRODUTOS DO TURESCAMBO - Fernanda Cirilo, Gabriela Araújo, Paola Gabrielle, Verônica Laila.

O grupo de coleta dos produtos para o Turescambo, ficou responsável por fazer toda a coleta e armazenamento dos produtos arrecadados para o evento Turescambo que acontecerá nos dias 5 e 6 de novembro de 2009, que será realizado pelos alunos e professores do curso de Turismo da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Sendo esse, um evento que reúne ensino, pesquisa e extensão e além de uma feira de trocas de mercadorias solidárias.

As coletas dos materiais acontecerão na própria universidade, no prédio 47 nos dias 20, 22, 27,28 e 29 de outubro, de 17:00 ás 19:00 e também durante os intervalos das aulas. A coleta dos produtos na Puc da Praça da Liberdade acontecerá nos dias 23,26 e 30 de outubro no horário de 17:00 ás 19:00 e também no intervalo das aulas.
Ao entregarem o produto para troca as pessoas receberão de imediato um termo de compromisso explicando todos os procedimentos que acontecerá com o seu produto. Receberão também a moeda de troca que será utilizada no evento, o Escambau, de acordo com o valor fixado para o produto entregue. Coube a esse grupo também, providenciar caixas para o armazenamento dos produtos coletados.

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Contatos

(31) 9756-2134 • e-mail/msn: adrianarenatapuc@hotmail.com

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